Workshop Kepada Pemasok

Tanggal 5-7 April 2010, Bagian Pengadaan dan Timnya melaksanakan workshop kepada Vendor tentang Aturan (business rules) procurement dengan mekanisme Auction. Sasarannya adalah:

1. Pemasok tahu bagaimana proses e-Procurement berlangsung
2. Pemasok tahu What, How, When dari mekanisme e-Auction yang kami terapkan
3. Pemasok memahami Apa aktivitas/ tahapan yang harus mereka kerjakan (secara elektronik dan manual/konvensional)
4. Pemasok mengetahui kelengkapan dokumen yang harus dipenuhi untuk memenuhi aspek legal
5. Pemasok mengetahui e-Auction sebagai suatu service atau layanan kami yang baru dengan berpedoman pada PER-05/MBU/2008 tentang Prinsip Pengadaan yang Efisien, Efektif, Kompetitif, Transparan, Adil dan Wajar, Akuntabel.

Kegiatan workshop sekaligus sosialisasi ini dibuka oleh Bachtiar Damanik, dimonitor oleh Djat Sudardjat. Hari Prasetyo, Suhendra dan Saya melakukan peran fasilitator.

Pada periode ini ada 7 kelas workshop. Banyak pertanyaan dan masukan menarik, antara lain:

• Apakah sistem ini aman dari para hacker atau sejenisnya?
• Apakah Harga Penawaran yang disimpan di database, tidak bisa diketahui pihak tertentu?
• Apakah hanya Harga sebagai faktor untuk menentukan Calon Pemenang. Bagaimana dengan Kualitas?
• Apakah pemasok harus melakukan Negosiasi terhadap masing-masing item barang yang harganya masih diatas HPS seandainya Total Harga Penawaran sudah dibawah Total HPS?
• Apakah Pemasok dapat membuat penawaran meskipun Klasifikasi Sub Bidang Pekerjaan yang mereka miliki tidak sesuai dengan Persyaratan Pengadaan?
• Apakah pemasok dapat menawar untuk setiap kegiatan procurement?
• Bagaimana jika saat delivery, barang yang dipasok direject?
• Dipasar banyak ragam Kelas Barang, pemasok pakai harga yang mana?
• Pemasok merasa terlalu banyak penggunaan meterai dan mohon ditinjau.
• dan banyak lagi.
  

Tentu saja kami mendengar suara pemasok apalagi jika dikaitkan dengan Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management). Oh yah, SCM itu adalah tentang mengelola aliran informasi, material, servis dan uang dalam lintas setiap aktivitas, untuk memaksimalkan efektivitas suatu proses. Ini tentu berkaitan dengan memperkenalkan alat-alat baru atau merevisi teknik yang telah dikenal dengan baik, dan sederhananya dengan bertanya kepada diri kita sendiri: "Apakah ini hal yang tepat untuk dilakukan (Is this the right thing to do)" daripada pertanyaan "Apakah ini cara terbaik yang harus kita teruskan terhadap hal yang sama (Is this the best way we can continue to do the same thing)". Ini adalah proses berkesinambungan, bukan 'satu-kali' perbaikan.

Singkatnya, SCM yang berhasil mampu menekan cost pada sisi client dan supplier, dengan tetap menopang atau meningkatkan nilai tambah dan margin. Konsekuensinya, perusahaan yang memiliki supply chains yang efektif kebanyakan merupakan perusahaan yang sukses.

"A company that fails to manage its supply chains at a strategic level is unlikely to meet its business objectives effectively."

Wah sampai lari ke SCM , oke deh anyway, that's the broad picture we are willing to dan foto ini sekedar menggambarkan suasana dan seriusnya semua pihak untuk melakoni cara-cara baru....

Hari menunjukkan harga auction peserta. Ferry menunjukkan grafik. Suhendra mengamati tabel dan timestamp.

Bidding Room

Penyampaian penawaran secara elektronik dalam proses tender melalui sistem e-Procurement tidaklah menemui kendala yang berarti karena jadwal penyampaian penawaran berada dalam interval waktu yang cukup lama, misalnya 2 hari atau 24 jam. Jika terjadi problem pada internet (network), dalam hitungan menit atau jam para penawar dapat mencari solusi lain. Misalnya, mengakses melalui warnet, menggunakan Modem GSM, bahkan menunggu sampai koneksi internetnya pulih, dsb. Pada tender, Harga Penawaran hanya disampaikan satu kali. Selanjutnya peringkat pertama menjadi Calon Pemenang.

Untuk menciptakan kompetisi dimana Aspek Harga sangat dominan dapat ditempuh dengan metode e-Auction (reverse auction), yaitu para penawar dapat menyampaikan Harga Penawaran secara berulang dalam jangka waktu misalnya 1 jam, 30 menit, dst.

Dalam proses auction di sistem e-procurement kondisi koneksi dan jaringan sangat kritis. Jaringan dan koneksi internet berada diluar kendali para penyelenggara e-procurement. Karenanya diperlukan jaringan lokal + bangunan khusus (bidding room) sebagai success factor penyelenggaraan e-Auction, dengan demikian risiko munculnya masalah jaringan dapat dihindari atau diminimalkan.

Sehubungan dengan itu kemarin pada tanggal 23 Maret 2010 jam 09.00 WIB, Wagio Ripto Sumarto (Direktur SDM & Umum) meresmikan penggunaan Bidding Room. Peresmian ini dihadiri para Kabag dan Kabid. Dalam sambutannya, beliau mengutip kalimat Kusumandaru (Direktur Utama) bahwa kita jangan takut bermimpi untuk membuat hal yang baru dan mencoba mewujudkannya. Berawal dari inisiatif pengembangan oleh Direksi sejak 3 tahun lalu, dan akan dilanjutkan dengan implementasi di Distrik dan Unit Kerja, karena yang ada ini merupakan template. "Teknologi bukan membuat sesuatu menjadi lebih sulit tetapi untuk memudahkan terselenggaranya proses", tuturnya.

Dalam sambutannya Bachtiar Damanik (Kabag Pengadaan), menyampaikan pengembangan e-procurement yang berlangsung sejak lama ini, dibangun menggunakan sumber daya internal. Beliau juga mengapresiasi dan memanggil ke depan para personil dari Tim e-Procurement dan Inventory Control (Hari Prasetyo, Ferry Situmorang, Teguh Santosa, Zaiful, dan Suhendra).

Pada persemian ini juga disimulasikan pelaksanaan e-Auction di Bidding Room yang hasilnya dapat diamati di ruang Panitia Pengadaan melalui Proyektor.

PHPLOT (image does not display)

To show live charts on an event, I've search and found many Flash charts available. While trying some of them, I saw the beauty of SWF files...it's easy to use and their appearance are good. Unfortunately, I could not found SWF files that have feature to draw a supplemental chart. For example, to draw an up and bottom line as reference, or to print some point marks; other than the data itself to be displayed. After all, I've decided to use PHP's image that will generate an image on the fly. Rather than programatically build my self, I tried to use PHPLot on my laptop.

After modifying the source code, and ... baaaang ... a "live chart" appears on the screen ... of course with a twinkle / flicker when the refresh occurs on the web page every n seconds. In order to be more informative, I create additional lines and reference numbers as a guide.

Now, it's time to convey to the production system ... and make some tests. Surprisingly, the chart does not appear - the image does not display. I check GD library (2.0.34), in case of not installed in my production systems. But it was there. What's the problem?
I looked into the Apache2 error log, saying that PHP Warning: Division by zero in phplot.php on line 4432. After making some corrections on phplot.php ... the chart still not appear.

Then I compare the development and production environment, try to set display_errors = Off in PHP.ini file.

Great ..... it's work!! This saves me time, after spending of course!

On March 16, 2010 I had to work all day ... from 10:30 am untill 01:30 am in the office - to create and configure a network, install the IP camera, move applications to servers, and perform simulation- and continue to work until 04:20, the next day at home. I use FTP to transfer and update files on server at office ... but still encounter problem of a graph does not appear; go to bed for about 2 hours and then returned to the office.

At 07:42 AM on March 17 .... last minute before I'm sure everything went smoothly..the charts appears after changing display_errors to off. I laughed out loud , a problem that should not have happened to me, but I might have changed some time ago for other cases.

e-Auction

Tugas baru untuk membuat Sistem Auction dengan memanfaatkan Teknologi Informasi diluncurkan. Seingatku, sejak 20 February 2010 dibuat rencana e-Auction tersebut untuk membangun sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Untuk merealisasikannya, telah dilakukan langkah:

1. Mencari informasi pendahuluan termasuk peraturan perundangannya
2. Buat desain sistem dan blueprint awal
3. Benchmark utk melihat best practice
4. Adjustment dan bangun sistem
5. Testing, simulasi, dan review
6. Re-desain sistem termasuk metode yang kompetitif dan tentu tetap berasaskan Prinsip Pengadaan sesuai perundangan
7. dst... (maklum belum launch...entar di lengkapi)

Sementara pekerjaan fisik pembangunan Bidding Room sedang berlangsung dan kemarin 6 Maret kawan saya, Harry menelpon kalau sedang benah-benah ruangan...(hehehe sibuk ni yee..pak koordinator) sementara saya masih sibuk dengan Software-nya, dan bbrp hari lagi kami akan ber-"uji " tentang "logika-prinsip-peraturan-simplicity-best practice dalam auction"...lagi untuk kesekian kalinya... sebelum penayangan. Maklum Senin besok, dia flight untuk urusan tender juga, dan saya operasikan e-proc jam 14.00 WIB.

Dengan jadwal yang ketat, kami pun terus berlembur ria dan melek2-an, disamping tentunya harus tetap mensupport pelaksanaan e-procurement yang telah lebih dahulu berjalan.

Sementara pekerjaan yang menanti antara lain:
1. Setup & Konfigurasi Network
2. Pasang IP Camera
3. Buat Grafik
4. Integrasikan 1,2,3 dan distribusikan pada Dashboard
5. Buat Panduan Operasi
6. Sosialisasi kepada Pihak ketiga dan Internal User
7. Launching

Bagi saya, tugas ini sangat menyenangkan dan menantang.
Menyenangkan, karena saya senang logika dan algoritma, lagipula senang melakukan komparasi antara teori dan praktek (compliance) dan senang jika melihat "the building block" is run well.
Menantang, karena:
- Saya belum menemukan Peraturan perundangan yang secara eksplisit menyoroti Auction. Namun saya mereferensi pada UU 11/2008, PER-05/MBU/2008, Keppres 80/2003.
- Otak harus terus diasah dengan berbagai perspektif.
- Mencoba beberapa Tipe Auction yang kami nilai laik terbang.

Sebagai upaya peningkatan performa, saya berpikir bahwa "Bersama Kita Mampu" merealisasikannya tentu dengan eksekusi step by step. Dalam proses ini saya memetik 2 pelajaran:
1. Bahwa sistem akan acceptable jika dibangun dengan serius dan ada uji argumentasi dan kalayakan didalamnya...mirip simulasi.
2. Bentuk komunikasi "informal" (yang tidak kaku, yang tidak takut-takut) dan peran aktif dari para Team Member membuatnya terwujud dan berjalan...bahasa kerennya...Team Work that really works...untuk merealisasikan tujuan.