Benchmark Best Practice

Ilustrasi: Berdasarkan hasil Survey Pelanggan terdapat petunjuk bahwa Pelanggan menghabiskan waktu yang lama saat reservasi hotel. Pihak hotel berpikir untuk menemukan best practice-nya dan memutuskan melakukan benchmark ke Unit Emergency/Instalasi Gawat Darurat Rumah Sakit. Hasil benchmark disesuaikan dengan bisnis hotel, dan diterapkan: Layanan booking engine, Saluran reservasi secara elektronik dan travel agents, Sistim memberships atau corporate clients terutama terhadap tamu frequent guest/flyer sehingga mengurangi waktu check-in.

"best practice" merupakan suatu mekanisme (teknik, metode, proses, aktivitas, insentif atau penghargaan) yang diyakini lebih efektif dibanding mekanisme lain untuk diterapkan pada kondisi dan keadaan tertentu.

Teringat pada saat sekolah -atau secara umum dalam dunia pendidikan- kita pasti familiar dengan study tour. Misalnya study tour ke pabrik Mobil. A study tour is a travel experience with specific learning goals. Dengan studi tour, kita mengetahui bagaimana bentuk nyata (real world) atas praktek iptek di dunia industri. Sekarang saat mengabdi maupun berkarya, kita terus melakukan proses pembelajaran, yang salah satu caranya melalui benchmark.

Benchmarking is the process of comparing one's business processes and performance metrics to industry bests and/or best practices from other industries.

Benchmarking merupakan proses pengukuran produk, servis, dan proses terhadap organisasi yang diketahui sebagai pemimpin dalam satu atau beberapa aspek operasinya. Benchmarking memberi gambaran tentang organisasi kita jika dibandingkan dengan organisasi lain, bahkan meskipun organisasi itu berada pada bisnis yang tidak serupa atau melayani kelompok pelanggan yang berbeda.

Benchmarking is a matter of identifying who's best at something (in your company, in your industry, in the world), not by guesswork or reputation but by the numbers. http://money.cnn.com/magazines/fortune/fortune_archive/1996/10/28/203926/index.htm

4 Jenis Benchmark
Empat jenis Benchmarking yang sering kita jumpai:
1. Internal benchmarking
Benchmark yang dilakukan dalam organisasi misalnya antar kantor cabang atau unit bisnisnya sendiri. Benchmark ini tentu bisa cepat dilaksanakan, biaya rendah, mudah mentransfer hal2 yang dipelajari, serta memberikan pemahaman terhadap proses sendiri dengan lebih dalam.

2. Competitive benchmarking
Benchmark ini dilakukan terhadap organisasi pesaing. Targetnya tentu apa yang menjadi kekuatan pesaing, misalnya: Desain produk, Supply Chain, Kapasitas Pabrik, Paten atau R & D.

3. Functional benchmarking
Benchmark yang dilakukan terhadap proses serupa untuk satu fungsi misalnya HRM, IT, atau Pengolahan saja.

4. Generic benchmarking
Benchmark ini dilakukan pada industri yang berbeda. Contohnya perusahaan Telekomunikasi yang melakukan benchmark ke Restaurant. Kelebihannya, kita dapat memperoleh banyak informasi karena organisasi berbeda bisnis, peluang untuk melakukan proses breakthrough.

Tahapan Benchmark
1. Nyatakan tujuan, subyek atau problem
2. Definisikan prosesnya
3. Cari partner (tempat benchmark)
4. Identifikasi dan Kumpulkan sumber data awal
5. Tentukan dan Kunjungi partner yang dipilih
6. Temukan gap-nya
7. Buat Target atau Upaya pencapaian
8. Komunikasi dan Sesuaikan Target
9. Proses perbaikan/implementasi
10. Review/kalibrasi ulang.

Sumber Benchmark
Benchmark dapat dilakukan dengan berbagai cara dan tidak terbatas pada:
- Produk
- Kunjungan langsung
- Publikasi, Pameran
- Jurnal, Industry Directories
- Customer, Employee, Supplier
- Internet, Bertanya melalui telepon, e-mail, group diskusi (mailing lists)
- Perpustakaan /Library
- Experts/ Konsultan
- Pemenang Baldrige Award

Hasil Benchmark
Dengan benchmark, kita memperoleh manfaat:
- Mengetahui posisi perusahaan dalam industrinya
- Mengetahui bagaimana organisasi beroperasi dengan ekselen
- Memberikan atmosfir untuk improvement
- Memicu pembaruan atau mempercepat improvement
- Memberi semangat baru untuk melakoni best practice,
- Menegaskan keyakinan bahwa ada kebutuhan untuk berubah
- Membantu mengidentifikasi kelemahan dan room for improvement
- dll

Benchmark dapat dilihat sebagai bentuk pemikiran dari Kaizen dan Competitive Advantage dari Porter. Praktek benchmark telah membantu organisasi dalam upayanya untuk melakukan perbaikan produk, proses atau sistem. Improvement itu dapat dilakukan secara "inkremental" dari waktu ke waktu maupun "breakthrough" improvement yang dilakukan sekaligus di suatu waktu.

Benchmark bukanlah buku resep (cook book), benchmarking adalah proses kompleks dan seringkali memerlukan effort yang besar (Process Re-Engineering atau inisiatif Quality Improvent) dan karenanya diperlukan komitmen bagi keberhasilannya. Hasil benchmarking banyak yang dapat diterapkan oleh perusahaan namun tidak sedikit yang berakhir pada sindrome 'they are different from us'.