Benchmark Best Practice

Ilustrasi: Berdasarkan hasil Survey Pelanggan terdapat petunjuk bahwa Pelanggan menghabiskan waktu yang lama saat reservasi hotel. Pihak hotel berpikir untuk menemukan best practice-nya dan memutuskan melakukan benchmark ke Unit Emergency/Instalasi Gawat Darurat Rumah Sakit. Hasil benchmark disesuaikan dengan bisnis hotel, dan diterapkan: Layanan booking engine, Saluran reservasi secara elektronik dan travel agents, Sistim memberships atau corporate clients terutama terhadap tamu frequent guest/flyer sehingga mengurangi waktu check-in.

"best practice" merupakan suatu mekanisme (teknik, metode, proses, aktivitas, insentif atau penghargaan) yang diyakini lebih efektif dibanding mekanisme lain untuk diterapkan pada kondisi dan keadaan tertentu.

Teringat pada saat sekolah -atau secara umum dalam dunia pendidikan- kita pasti familiar dengan study tour. Misalnya study tour ke pabrik Mobil. A study tour is a travel experience with specific learning goals. Dengan studi tour, kita mengetahui bagaimana bentuk nyata (real world) atas praktek iptek di dunia industri. Sekarang saat mengabdi maupun berkarya, kita terus melakukan proses pembelajaran, yang salah satu caranya melalui benchmark.

Benchmarking is the process of comparing one's business processes and performance metrics to industry bests and/or best practices from other industries.

Benchmarking merupakan proses pengukuran produk, servis, dan proses terhadap organisasi yang diketahui sebagai pemimpin dalam satu atau beberapa aspek operasinya. Benchmarking memberi gambaran tentang organisasi kita jika dibandingkan dengan organisasi lain, bahkan meskipun organisasi itu berada pada bisnis yang tidak serupa atau melayani kelompok pelanggan yang berbeda.

Benchmarking is a matter of identifying who's best at something (in your company, in your industry, in the world), not by guesswork or reputation but by the numbers. http://money.cnn.com/magazines/fortune/fortune_archive/1996/10/28/203926/index.htm

4 Jenis Benchmark
Empat jenis Benchmarking yang sering kita jumpai:
1. Internal benchmarking
Benchmark yang dilakukan dalam organisasi misalnya antar kantor cabang atau unit bisnisnya sendiri. Benchmark ini tentu bisa cepat dilaksanakan, biaya rendah, mudah mentransfer hal2 yang dipelajari, serta memberikan pemahaman terhadap proses sendiri dengan lebih dalam.

2. Competitive benchmarking
Benchmark ini dilakukan terhadap organisasi pesaing. Targetnya tentu apa yang menjadi kekuatan pesaing, misalnya: Desain produk, Supply Chain, Kapasitas Pabrik, Paten atau R & D.

3. Functional benchmarking
Benchmark yang dilakukan terhadap proses serupa untuk satu fungsi misalnya HRM, IT, atau Pengolahan saja.

4. Generic benchmarking
Benchmark ini dilakukan pada industri yang berbeda. Contohnya perusahaan Telekomunikasi yang melakukan benchmark ke Restaurant. Kelebihannya, kita dapat memperoleh banyak informasi karena organisasi berbeda bisnis, peluang untuk melakukan proses breakthrough.

Tahapan Benchmark
1. Nyatakan tujuan, subyek atau problem
2. Definisikan prosesnya
3. Cari partner (tempat benchmark)
4. Identifikasi dan Kumpulkan sumber data awal
5. Tentukan dan Kunjungi partner yang dipilih
6. Temukan gap-nya
7. Buat Target atau Upaya pencapaian
8. Komunikasi dan Sesuaikan Target
9. Proses perbaikan/implementasi
10. Review/kalibrasi ulang.

Sumber Benchmark
Benchmark dapat dilakukan dengan berbagai cara dan tidak terbatas pada:
- Produk
- Kunjungan langsung
- Publikasi, Pameran
- Jurnal, Industry Directories
- Customer, Employee, Supplier
- Internet, Bertanya melalui telepon, e-mail, group diskusi (mailing lists)
- Perpustakaan /Library
- Experts/ Konsultan
- Pemenang Baldrige Award

Hasil Benchmark
Dengan benchmark, kita memperoleh manfaat:
- Mengetahui posisi perusahaan dalam industrinya
- Mengetahui bagaimana organisasi beroperasi dengan ekselen
- Memberikan atmosfir untuk improvement
- Memicu pembaruan atau mempercepat improvement
- Memberi semangat baru untuk melakoni best practice,
- Menegaskan keyakinan bahwa ada kebutuhan untuk berubah
- Membantu mengidentifikasi kelemahan dan room for improvement
- dll

Benchmark dapat dilihat sebagai bentuk pemikiran dari Kaizen dan Competitive Advantage dari Porter. Praktek benchmark telah membantu organisasi dalam upayanya untuk melakukan perbaikan produk, proses atau sistem. Improvement itu dapat dilakukan secara "inkremental" dari waktu ke waktu maupun "breakthrough" improvement yang dilakukan sekaligus di suatu waktu.

Benchmark bukanlah buku resep (cook book), benchmarking adalah proses kompleks dan seringkali memerlukan effort yang besar (Process Re-Engineering atau inisiatif Quality Improvent) dan karenanya diperlukan komitmen bagi keberhasilannya. Hasil benchmarking banyak yang dapat diterapkan oleh perusahaan namun tidak sedikit yang berakhir pada sindrome 'they are different from us'.

FPDF Multicell: Printing automatic word wrap and border

Purpose: To print columnar style report with text descriptions lie in top area of a report.
Software: PHP + FPDF
Output:

In FPDF we use Cell method/function to print columnar data, while MultiCell is used for variable-length data to fit in a specified area.

MultiCell allows printing text with line breaks. Word or text wrapping can be automatic (as soon as the text reaches the right border of the cell) or explicit (via the \n character). As many cells as necessary are output, one below the other. Text can be aligned, centered or justified. The cell block can be framed and the background painted.

The example above shows a header - as what this article want to address - as a part of a Purchase Requisition form, while the same also apply for Billing or Application form, etc.

Here is a part of my class:

class PDF extends FPDF {
//my var declaration
//my public declaration

function BuatJudulObyekKerja($nomor) {
$nrowHeight=4;
$npageWidth=179;
$nwidthCol1=40;
$nwidthCol2=30;
$nwidthCol3=25;
$nColonWidth=2;

$this->SetFont('Helvetica','B',10);
$this->Cell(0, 0,'Nomor: '.$nomor,'',1,'C',0);
$this->Ln(3);
$this->SetFont('Helvetica','',8.5);
$this->Cell($npageWidth, $nrowHeight, '', 'LTR',0,'R',0);
$this->Cell($npageWidth, 2, '', '',1,'R',0);
$this->Cell($nwidthCol1, 1,'Description', 'L' ,0,'L');
$this->Cell(nColonWidth, 1,':', '' ,0,'L');

$this->SetXY(58,33);

$y=$this->GetY();
$this->MultiCell(137,$nrowHeight,$this->pan_namaobyek,'R','J');
$y1=$this->GetY();

$nrowPrinted=($y1-$y) /$nrowHeight;
$this->SetY($y);
for ($i=0; $i < $nrowPrinted; $i++) {
$this->Cell($nwidthCol1+11, $nrowHeight,'', 'L' ,1,'L');
}

$this->Cell($nwidthCol1, $nrowHeight,'Form','LT' ,0,'L');
$this->Cell($nColonWidth, $nrowHeight,':','T' ,0,'L');
$this->Cell($nwidthCol1,$nrowHeight, $this->kategori , 'T' ,0,'L');
$this->Cell($nwidthCol2, $nrowHeight,'','T',0,'L');
$this->Cell($nwidthCol3, $nrowHeight,'Doc.ID#', 'LT' ,0,'L');
$this->Cell($nColonWidth, $nrowHeight,':','T' ,0,'L');
$this->SetFont('Helvetica','B',8.5);
$this->Cell($nwidthCol1, $nrowHeight, $this->pan_pk , 'TR',1,'L');
$this->SetFont('Helvetica','',8.5);

$this->Cell($nwidthCol1, $nrowHeight,'Raised by','LT' ,0,'L');
$this->Cell($nColonWidth, $nrowHeight,':','T' ,0,'L');
$this->Cell($nwidthCol1,$nrowHeight, $this->usaha , 'T' ,0,'L');
$this->Cell($nwidthCol2, $nrowHeight,'','T',0,'L');
$this->Cell($nwidthCol3, $nrowHeight,'Reff.No', 'LT' ,0,'L');

$this->Cell($nColonWidth, $nrowHeight,':','T' ,0,'L');
$this->Cell($nwidthCol1, $nrowHeight, $this->pan_nosurat , 'TR',1,'L');
....
}

Delphi 7: frame.color property frame does not exist

I just open a Quick Report form of Delphi 7 but face error message that says "...frame.color: property frame does not exist...". I checked the installed package but there is no QR component there, except Rave report.

Delphi 7 does not automatically install Quick Report component, so I did this:
1. Choose Install Packages in Component menu
2. Click Add then select dclqrt70.bpl file from Delphi7\Bin directory
3. Click Open then click OK.

The problem solved.

Delphi 7 on Windows Vista

Borland Delphi 7 was released in 2002 and perhaps you may still use this software. If we run it on Windows Vista, an error raised with the following message "Unable to rename C:\Program Files\Borland\Delphi7\Delphi32.$$$ to Delphi32.dro".

I thought that was about security access/permission. With Administrator privilege, I did these:
1. Right click on C:\Program Files\Borland\Delphi7 directory, then click Properties.
2. On General tab, clear the Read-Only attribute then press Apply (all files including subdirectory).
3. On Security tab, Check or give Full Access to Users.
4. Click Apply.

That's all.

Strategi dan Taktik

Dalam dunia bisnis, militer, atau bahkan untuk menyelesaikan studi, kita menerapkan apa yang dinamakan strategi. Sebelum membuat strategi, tentu kita harus mengetahui apa yang menjadi Tujuan (goals) maupun Sasaran (objectives). Inilah yang menjadi acuan penyusunan strategi.

Strategi
Oxford dictionary mengatakan Strategi adalah 1) rencana yang dirancang untuk mencapai tujuan jangka panjang tertentu; 2) seni perencanaan dan memimpin kegiatan militer dalam perang atau pertempuran.Strategi dalam bahasa Yunani yaitu strategia atau keahlian militer ‘generalship’. Sederhananya strategi adalah rencana tindakan yang dirancang untuk mencapai tujuan tertentu.

Apakah tujuan, problem maupun solusi yang hendak dicapai pasti tercapai dengan strategi yang sudah dibuat? Tentu bukan jaminan 100%, namun strategi itu adalah buah pemikiran yang diharapkan dapat mencapai hasil yang diharapkan.

Kita dapat saja memperluas pengertian tentang strategi sebagai Alternatif yang dipilih/diambil untuk membuat terrealisasinya tujuan. Kenapa alternatif? Mari kita bandingkan dengan Team sepak bola. Para Pelatih atau Manager akan menerapkan strategi yang mungkin tidak sama untuk setiap pertandingan. Strategi dibuat sesuai dengan kondisi yang mereka identifikasi dan mungkin juga terjadi perubahan strategi dalam permainan yang berdurasi 2 x 45 menit ini. Perubahan strategi ditetapkan oleh Pelatihnya.

Sekarang kita dapat melihat Strategi sebagai suatu seni dan ilmu tentang perencanaan dan pengelolaan sumber daya untuk digunakan paling efisien dan efektif dalam mewujudkan tujuan. Bandingkan dengan permainan Catur.

Taktik
Taktik adalah 1) tindakan atau strategi yang dijalankan untuk mencapai tujuan tertentu; 2) seni untuk menyusun angkatan bersenjata dalam peperangan dan mengorganisasikan pelaksanaannya. Asal kata taktik adalah taktike tekhne yaitu ‘art of tactics’, dari taktos yang berarti ‘ordered, arranged’.

Taktik adalah tindakan spesifik yang diambil untuk mengatasi situasi tertentu sebagai bagian dari dari rencana spesifik atau strategi. Contoh Taktik misalnya datang lebih awal ke suatu acara, bersuara keras, atau memakai warna tertentu. Praktek taktif kreatif dapat membawa perubahan positif. Taktik berkaitan dengan bagaimana strategi dijalankan, direncanakan dan kegiatan khusus (ad hoc) untuk suatu maksud dalam menangani tuntutan saat ini, dan untuk berpindah dari satu tonggak lainnya (milestone) dalam mewujudkan tujuan keseluruhan.

Jadi taktik -sebagai drilldown dari strategi- menentukan pencapaian tujuan yang sudah digariskan dalam strategi. Jika Strategi dipandang sebagai buah pikiran maka Taktik adalah aksi atas buah pikiran. Setiap rantai proses dalam organisasi akan mengekesekusi taktik yang mendukung strategi bisnis dan berkontribusi bagi pencapaian strategic objectives.

Prakteknya
Dalam organisasi, strategi ditetapkan oleh Top Manajemen atau Direksi, dan Taktik oleh Kepala Departemen untuk implementasi oleh karyawan.

Contoh #1:
Tujuan: Meningkatkan kompetensi karyawan
Strategi:
-Pelaksanaan diklat, benchmark, atau Company University
-Rekruitmen (fresh, profesional, expert) berdasarkan Job Analysis, Design, dan Specs

Strategi Human Resource Management adalah rencana organisasi untuk mengelola tenaga kerja, budaya, struktur, pelatihan dan pengembangan, serta menentukan bagaimana SDM dapat sesuai (fit) untuk perkembangan organisasi dimasa mendatang.

Taktik
- pelaksanaan lomba kreativitas dan inovasi serta aplikasinya
- pemberian award, misalnya mengumumkan karyawan dgn produktivitas terbaik periode ini
- improvement sistim kerja (bisnis proses)
- peningkatan know-how, know-why, infrastruktur dan teknologi
- menghindari ketergantungan terhadap individu
- mutasi, rotasi.

Contoh #2:
Tujuan: Meningkatkan Penjualan
Strategi: Penetrasi pasar, Bentuk Pasar baru
Taktik: Pasti Anda sering menemui Direct Marketing atau Advertising di TV...ya itu salah satu taktiknya.

http://www.edcollins.com/stratego/stratego-strategia.htm

Dalam membuat perencanaan, kita akan berpikir dalam big picture kemudian memecahnya (drill down) menjadi aktivitas-aktivitas. Perencanaan awal yang baik akan menghemat banyak waktu dan uang (resources) dan memberikan hasil yang diharapkan.

Jadi pada GOAL dan OBJECTIVE dinyatakan apa yang ingin dicapai, kemudian dalam STRATEGI dituangkan rencana untuk mencapai sasaran (strategic objectives), selanjutnya melalui TAKTIK ditetapkan tindakan efektif untuk merealisasikan rencana-rencana strategis. Taktik merupakan aktivitas atau praktek yang dapat dicoba/diuji atau diukur untuk menentukan efektitifasnya.

Is there any strategy in your strategic plan? Most entities would answer "Yes, we do!".

Moto GP 2010: Jorge Lorenzo (My favourite)

Moto GP putaran 1 dijadwalkan berlangsung pada 11 April 2010 di sirkuit Doha/Losail, Qatar.

10 Team akan bertarung dan 17 pembalap siap berpacu, yaitu:
1. Ducati Marlboro Team: 1) Casey Stoner + 2) Nicky Hayden
2. Fiat Yamaha Team: 3) Valentino Rossi + 4) Jorge Lorenzo
3. Interwetten Honda MotoGP: 5) Hiroshi Aoyama
4. LCR Honda MotoGP: 6) Randy De Puniet
5. Monster Yamaha Tech 3: 7) Colin Edwards + 8) Ben Spies
6. Paginas Amarillas Aspar: 9) Hector Barbera
7. Pramac Racing Team: 10) Mika Kallio + 11) Aleix Espargaro
8. Repsol Honda Team: 12) Andrea Dovizioso + 13) Dani Pedrosa
9. Rizla Suzuki MotoGP: 14) Alvaro Bautista + 15) Loris Capirossi
10. San Carlo Honda Gresini: 16) Marco Melandri + 17) Marco Simoncelli


Pada musim 2009, Rossi sangat tangguh dan tampak dari hasil ini.

#	Circuit	Rider	Constructor
1	Comunitat Valenciana	Pedrosa, Dani	Honda
2	Sepang Circuit	Stoner, Casey	Ducati
3	Phillip Island	Stoner, Casey	Ducati
4	Estoril	Lorenzo, Jorge	Yamaha
5	Misano	Rossi, Valentino	Yamaha
6	Indianapolis	Lorenzo, Jorge	Yamaha
7	Automotodrom Brno	Rossi, Valentino	Yamaha
8	Donington Park	Dovizioso, Andrea	Honda
9	Sachsenring	Rossi, Valentino	Yamaha
10	Mazda Raceway	Pedrosa, Dani	Honda
11	Assen	Rossi, Valentino	Yamaha
12	Circuit de Catalunya	Rossi, Valentino	Yamaha
13	Mugello	Stoner, Casey	Ducati
14	Le Mans	Lorenzo, Jorge	Yamaha
15	Jerez	Rossi, Valentino	Yamaha
16	Motegi	Lorenzo, Jorge	Yamaha
17	Losail Circuit	Stoner, Casey	Ducati

Yaaa, Valentino Rossi memang hebat, akankah dia mampu mempertahankan gelar juara dunia yang disandangnya? Bagaimana dengan Stoner maupun Pedrosa? Mereka berdua pembalap yang hebat. Semoga saja problem pada pergelangan tangan tidak menganggunya, demikian pula dengan Pedrosa semoga tidak selip. Jika mereka dapat bertarung penuh pada setiap round, tentu ini tontonan yang seru.

Bens Spies, Aoyama dan Doviozo juga potensial. Seru saat menonton mereka bertarung.

Tetapi favorit saya untuk juara pada musim 2010 adalah Jorge Lorenzo . Alasannya, hanya dengan data visual sepanjang race 2009, saya boleh melihat kepiawaiaannya, keberanian, kegigihan, teknik tikungan, kemampuan motor dan fisiknya selama musim 2009. Ia adalah kandidat juara musim 2010.

Selamat bertarung buat mereka, dan buat kita selamat menonton dan ber-fans-ria, kita tunggu hasilnya pada 7 Nopember 2010.

Workshop Kepada Pemasok

Tanggal 5-7 April 2010, Bagian Pengadaan dan Timnya melaksanakan workshop kepada Vendor tentang Aturan (business rules) procurement dengan mekanisme Auction. Sasarannya adalah:

1. Pemasok tahu bagaimana proses e-Procurement berlangsung
2. Pemasok tahu What, How, When dari mekanisme e-Auction yang kami terapkan
3. Pemasok memahami Apa aktivitas/ tahapan yang harus mereka kerjakan (secara elektronik dan manual/konvensional)
4. Pemasok mengetahui kelengkapan dokumen yang harus dipenuhi untuk memenuhi aspek legal
5. Pemasok mengetahui e-Auction sebagai suatu service atau layanan kami yang baru dengan berpedoman pada PER-05/MBU/2008 tentang Prinsip Pengadaan yang Efisien, Efektif, Kompetitif, Transparan, Adil dan Wajar, Akuntabel.

Kegiatan workshop sekaligus sosialisasi ini dibuka oleh Bachtiar Damanik, dimonitor oleh Djat Sudardjat. Hari Prasetyo, Suhendra dan Saya melakukan peran fasilitator.

Pada periode ini ada 7 kelas workshop. Banyak pertanyaan dan masukan menarik, antara lain:

• Apakah sistem ini aman dari para hacker atau sejenisnya?
• Apakah Harga Penawaran yang disimpan di database, tidak bisa diketahui pihak tertentu?
• Apakah hanya Harga sebagai faktor untuk menentukan Calon Pemenang. Bagaimana dengan Kualitas?
• Apakah pemasok harus melakukan Negosiasi terhadap masing-masing item barang yang harganya masih diatas HPS seandainya Total Harga Penawaran sudah dibawah Total HPS?
• Apakah Pemasok dapat membuat penawaran meskipun Klasifikasi Sub Bidang Pekerjaan yang mereka miliki tidak sesuai dengan Persyaratan Pengadaan?
• Apakah pemasok dapat menawar untuk setiap kegiatan procurement?
• Bagaimana jika saat delivery, barang yang dipasok direject?
• Dipasar banyak ragam Kelas Barang, pemasok pakai harga yang mana?
• Pemasok merasa terlalu banyak penggunaan meterai dan mohon ditinjau.
• dan banyak lagi.
  

Tentu saja kami mendengar suara pemasok apalagi jika dikaitkan dengan Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management). Oh yah, SCM itu adalah tentang mengelola aliran informasi, material, servis dan uang dalam lintas setiap aktivitas, untuk memaksimalkan efektivitas suatu proses. Ini tentu berkaitan dengan memperkenalkan alat-alat baru atau merevisi teknik yang telah dikenal dengan baik, dan sederhananya dengan bertanya kepada diri kita sendiri: "Apakah ini hal yang tepat untuk dilakukan (Is this the right thing to do)" daripada pertanyaan "Apakah ini cara terbaik yang harus kita teruskan terhadap hal yang sama (Is this the best way we can continue to do the same thing)". Ini adalah proses berkesinambungan, bukan 'satu-kali' perbaikan.

Singkatnya, SCM yang berhasil mampu menekan cost pada sisi client dan supplier, dengan tetap menopang atau meningkatkan nilai tambah dan margin. Konsekuensinya, perusahaan yang memiliki supply chains yang efektif kebanyakan merupakan perusahaan yang sukses.

"A company that fails to manage its supply chains at a strategic level is unlikely to meet its business objectives effectively."

Wah sampai lari ke SCM , oke deh anyway, that's the broad picture we are willing to dan foto ini sekedar menggambarkan suasana dan seriusnya semua pihak untuk melakoni cara-cara baru....

Hari menunjukkan harga auction peserta. Ferry menunjukkan grafik. Suhendra mengamati tabel dan timestamp.